Praktyczny poradnik
W praktyce pytanie, która umowa na czas nieokreślony, sprowadza się do sprawdzenia dwóch limitów: liczby umów na czas określony oraz łącznego czasu zatrudnienia u tego samego pracodawcy. Jeżeli przekroczysz 3 umowy terminowe albo 33 miesiące zatrudnienia na ich podstawie, dalsze zatrudnienie co do zasady przechodzi w umowę na czas nieokreślony z mocy prawa.
Co do zasady umowa na czas nieokreślony powstaje od dnia zawarcia 4. umowy na czas określony albo od dnia następującego po upływie 33 miesięcy zatrudnienia terminowego u tego samego pracodawcy. Tak wynika z art. 25^1 § 1-3 kodeksu pracy.
W praktyce sprawdź kolejno 4 elementy: 1) ile podpisano umów na czas określony, 2) od jakiej daty biegnie pierwsza z nich, 3) czy łączny czas tych umów przekroczył 33 miesiące, 4) czy dana umowa nie należy do wyjątku z art. 25^1 § 4 k.p..
Jeżeli limit został już przekroczony, nie trzeba podpisywać nowej „zamiany” umowy. Skutek powstaje automatycznie z mocy prawa, a w dokumentach kadrowych warto wskazać konkretną datę: dzień zawarcia 4. umowy albo dzień po upływie 33 miesięcy.
blok wzoru
Najprostsza odpowiedź brzmi: czwarta umowa na czas określony u tego samego pracodawcy co do zasady staje się umową na czas nieokreślony. Tę samą konsekwencję wywołuje przekroczenie 33 miesięcy zatrudnienia na podstawie kolejnych umów terminowych.
To nie jest wybór pracodawcy ani pracownika. Jeżeli limit liczby umów albo limit czasu został przekroczony, skutek następuje z mocy prawa, nawet gdy podpisany dokument nadal nazywa się „umową na czas określony”.
Dlatego pierwsza decyzja powinna być techniczna: policz wszystkie kolejne umowy terminowe z tym samym pracodawcą, ustal ich daty i sprawdź, czy po drodze nie występuje wyjątek, który wyłącza zwykłe limity.
Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. Przed wysłaniem pisma, podjęciem decyzji albo obliczeniem kwoty sprawdź aktualne przepisy, źródła podane pod artykułem oraz własne dokumenty.
Najprostsza odpowiedź brzmi: czwarta umowa na czas określony u tego samego pracodawcy co do zasady staje się umową na czas nieokreślony. Tę samą konsekwencję wywołuje przekroczenie 33 miesięcy zatrudnienia na podstawie kolejnych umów terminowych.
To nie jest wybór pracodawcy ani pracownika. Jeżeli limit liczby umów albo limit czasu został przekroczony, skutek następuje z mocy prawa, nawet gdy podpisany dokument nadal nazywa się „umową na czas określony”.
Dlatego pierwsza decyzja powinna być techniczna: policz wszystkie kolejne umowy terminowe z tym samym pracodawcą, ustal ich daty i sprawdź, czy po drodze nie występuje wyjątek, który wyłącza zwykłe limity.
| Pytanie kontrolne | Próg lub warunek | Skutek praktyczny | Podstawa lub dokument |
|---|---|---|---|
| Czy podpisywana jest 4. umowa na czas określony? | więcej niż 3 umowy terminowe | od dnia zawarcia 4. umowy zatrudnienie co do zasady jest bezterminowe | art. 25^1 § 1 i § 3 k.p.; wszystkie wcześniejsze umowy |
| Czy minęły 33 miesiące zatrudnienia terminowego? | ponad 33 miesiące | od dnia następującego po upływie 33 miesięcy powstaje umowa na czas nieokreślony | art. 25^1 § 1 i § 3 k.p.; daty od-do z umów |
| Czy wcześniej była umowa próbna? | maksymalnie 3 miesiące okresu próbnego | okres próbny trzeba oddzielić od liczenia zwykłych umów na czas określony | art. 25 § 2 k.p.; umowa na okres próbny |
| Czy umowa ma szczególny cel, np. zastępstwo? | wyjątki z art. 25^1 § 4 k.p. | zwykły limit 3 umów i 33 miesięcy może nie mieć zastosowania | treść umowy, przyczyna zawarcia, art. 25^1 § 4 k.p. |
Najbezpieczniej zakładać, że o skutku decydują rzeczywiste daty, liczba umów i wyjątki z art. 25^1 § 4 k.p., a nie sama nazwa dokumentu.
Trzeba liczyć kolejne umowy na czas określony zawarte między tym samym pracownikiem i tym samym pracodawcą. Jeżeli takich umów jest więcej niż trzy, kolejna umowa co do zasady staje się bezterminowa.
Osobno działa limit czasu. Nawet jeśli podpisano mniej niż cztery umowy, przekroczenie 33 miesięcy łącznego zatrudnienia terminowego może spowodować przejście na czas nieokreślony od dnia następującego po przekroczeniu tego progu.
W praktyce warto rozpisać zatrudnienie na osi czasu. Dzięki temu łatwiej zobaczyć, czy problemem jest liczba dokumentów, czy sama długość zatrudnienia.
| Sytuacja | Liczba umów terminowych | Łączny czas | Skutek i data | Podstawa |
|---|---|---|---|---|
| Pracownik ma jeszcze zapas limitu | 2 umowy | 24 miesiące | brak automatycznego przekształcenia | art. 25^1 § 1 k.p. |
| Limit czasu przekroczony przed 4. umową | 3 umowy | 34 miesiące | od dnia następującego po upływie 33 miesięcy zatrudnienie staje się bezterminowe | art. 25^1 § 3 k.p. |
| Limit liczby umów przekroczony przed 33. miesiącem | 4 umowy | 20 miesięcy | od dnia zawarcia 4. umowy powstaje umowa na czas nieokreślony | art. 25^1 § 3 k.p. |
| Oba limity zostały przekroczone | 4 umowy | 35 miesięcy | liczy się wcześniejsza data powstania skutku: 4. umowa albo dzień po 33. miesiącu | art. 25^1 § 1-3 k.p. |
Nie trzeba czekać do końca bieżącej umowy. Jeżeli limit miesięcy został przekroczony wcześniej, skutek może powstać już w trakcie jej trwania.
Wiele osób pyta, czy po okresie próbnym od razu liczy się druga albo trzecia umowa. W praktyce trzeba wyraźnie oddzielić umowę na okres próbny od kolejnych umów na czas określony, a potem policzyć dopiero te umowy, które mają charakter terminowy.
Jeżeli po okresie próbnym zawarto pierwszą umowę na czas określony, to właśnie od niej zwykle zaczyna się liczenie zwykłego limitu ilościowego. Nie oznacza to jednak, że każda trzecia podpisana w historii umowa automatycznie będzie bezterminowa.
Dlatego przed sporem o status umowy warto odtworzyć pełną sekwencję dokumentów: okres próbny, pierwsza umowa terminowa, druga, trzecia i ewentualna kolejna. Bez tej chronologii łatwo dojść do błędnego wniosku.
| Sekwencja dokumentów | Co liczyć do limitu | Wynik praktyczny | Co sprawdzić | Jednostka |
|---|---|---|---|---|
| 3 miesiące próbne + 1 umowa terminowa | 1 umowa na czas określony | to dopiero pierwsza umowa liczona do limitu 3 umów | rodzaj pierwszego dokumentu i długość okresu próbnego | wartość |
| 3 miesiące próbne + 3 umowy terminowe | 3 umowy na czas określony | kolejna, 4. umowa terminowa co do zasady będzie bezterminowa | czy wszystkie 3 umowy były z tym samym pracodawcą | wartość |
| 3 miesiące próbne + 2 długie umowy terminowe | 2 umowy na czas określony | nawet bez 4. umowy może zadziałać próg 33 miesięcy | dokładna data upływu 33 miesięcy | wartość |
Samo stwierdzenie „to trzecia umowa w firmie” nie wystarcza. Trzeba ustalić, jakiego rodzaju były poprzednie umowy.
Nie każda sytuacja daje się rozstrzygnąć samym hasłem „trzecia albo czwarta umowa”. W praktyce ostrożności wymagają przypadki, w których dokument ma szczególną podstawę albo strony inaczej opisują cel zatrudnienia.
Szczególną uwagę warto zachować przy umowach, które nie mieszczą się w zwykłym modelu kolejnych umów terminowych, na przykład przy zatrudnieniu powiązanym z zastępstwem. W takich przypadkach przed wyciągnięciem wniosku trzeba przeczytać treść umowy i powód jej zawarcia.
Ryzyko błędu pojawia się też wtedy, gdy pracodawca podpisuje kolejną umowę terminową mimo przekroczenia limitu. Taki dokument nie musi skutecznie utrzymać charakteru terminowego, jeżeli z przepisów wynika już skutek bezterminowy.
| Sytuacja szczególna | Czy zwykły limit działa automatycznie | Co musi być w dokumentach | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Umowa na zastępstwo | nie zawsze | wskazanie celu zastępstwa i usprawiedliwionej nieobecności pracownika | art. 25^1 § 4 pkt 1 k.p. |
| Praca dorywcza lub sezonowa | nie zawsze | opis sezonowego albo dorywczego charakteru pracy | art. 25^1 § 4 pkt 2 k.p. |
| Umowa na czas kadencji | nie zawsze | powiązanie długości umowy z określoną kadencją | art. 25^1 § 4 pkt 3 k.p. |
| Obiektywne przyczyny po stronie pracodawcy | tylko po ich realnym wykazaniu | w umowie trzeba opisać obiektywne przyczyny uzasadniające zawarcie umowy | art. 25^1 § 4 pkt 4 i § 5 k.p. |
Jeżeli stan faktyczny jest nietypowy, bezpieczniej mówić o wysokim ryzyku przekształcenia niż o automatycznej pewności bez sprawdzenia dokumentów.
Przed rozmową warto przygotować prosty komplet danych. Najważniejsze są: kopie wszystkich umów, daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia, ewentualne aneksy oraz informacja, czy po drodze zmieniał się rodzaj umowy.
Dobrze jest też ustalić, od którego dnia miałby powstać skutek bezterminowy. To pomaga w rozmowie o dalszych warunkach pracy, świadectwie pracy, wypowiedzeniu lub korekcie dokumentacji kadrowej.
Jeżeli pracownik i pracodawca różnie liczą limity, najlepiej zestawić dane w jednej tabeli. W sporze najbardziej przekonująca jest chronologia i liczby, a nie ogólne twierdzenie, że „już należy się stała umowa”.
| Dokument lub informacja | Po co to sprawdzić | Konkretny zakres danych | Ryzyko przy braku danych | Jednostka |
|---|---|---|---|---|
| Wszystkie umowy o pracę | ustalenie liczby kolejnych umów | minimum: data zawarcia, rodzaj umowy, data początku pracy | błędne policzenie, która umowa jest 4. w kolejności | wartość |
| Daty trwania każdej umowy | obliczenie limitu 33 miesięcy | daty od-do dla każdego okresu zatrudnienia terminowego | pominięcie dnia przekroczenia limitu | wartość |
| Aneksy i zmiany warunków | ocena, czy nie zmieniano tylko treści bez przerwania zatrudnienia | daty podpisania aneksów i zakres zmian | fałszywy wniosek, że powstała nowa umowa zamiast ciągłości | wartość |
| Podstawa szczególna wpisana w umowie | weryfikacja, czy działa wyjątek | np. zastępstwo, sezonowość, kadencja, obiektywne przyczyny | automatyczne zastosowanie zwykłej reguły do nietypowej sytuacji | wartość |
Przygotowanie dokumentów przed rozmową często rozwiązuje spór szybciej niż samo powoływanie się na ogólną zasadę o czwartej umowie.
Pierwszy błąd to utożsamianie pytania „czy trzecia umowa musi być na czas nieokreślony” z automatyczną odpowiedzią „tak”. W praktyce trzeba jeszcze sprawdzić, czy wcześniejsze dokumenty były umowami na czas określony oraz czy nie działa wyjątek.
Drugi błąd to liczenie tylko liczby podpisów bez liczenia miesięcy. Tymczasem limit 33 miesięcy może zakończyć sprawę wcześniej niż kolejna umowa.
Trzeci błąd to traktowanie podpisanej kolejnej umowy terminowej jako rozstrzygającej. Jeżeli limity zostały już przekroczone, sama treść nowego dokumentu nie musi zmienić skutku przewidzianego przez przepisy.
Najlepsza metoda obrony przed błędem to jedna tabela z datami, rodzajem umowy i krótką oceną, czy dany okres wchodzi do limitu.
Przykład pierwszy: pracownik miał okres próbny, potem dwie umowy na czas określony i właśnie podpisuje trzecią terminową. Sama liczba wszystkich podpisanych w firmie umów nie przesądza jeszcze o skutku, bo trzeba oddzielić okres próbny od liczenia zwykłych umów terminowych.
Przykład drugi: pracownik ma dopiero trzecią umowę na czas określony, ale łączny okres zatrudnienia na tych umowach przekracza 33 miesiące. W takim układzie limit czasu może wywołać skutek bezterminowy wcześniej niż liczba umów.
Przykład trzeci: po wyczerpaniu limitu pracodawca podpisuje jeszcze jedną umowę na czas określony. W praktyce pojawia się wysokie ryzyko, że mimo nazwy dokumentu zatrudnienie i tak należy traktować jako bezterminowe.
Przykład czwarty: umowa została zawarta w szczególnym celu, który trzeba odczytać z treści dokumentu. Wtedy nie wolno stosować automatycznie prostego schematu bez sprawdzenia podstawy zatrudnienia.
Jeżeli dwa podobne przypadki kończą się inną odpowiedzią, zwykle różnica tkwi w rodzaju pierwszej umowy albo w przekroczeniu 33 miesięcy.
Najpierw ustal dzień, w którym według twoich wyliczeń powstał skutek bezterminowy. Następnie porównaj tę datę z obowiązującą umową, aneksami i wewnętrzną dokumentacją kadrową.
Kolejny krok to spokojna rozmowa oparta na dokumentach. Dobrze przedstawić pracodawcy własne zestawienie umów i miesięcy, zamiast ograniczać się do ogólnego twierdzenia, że „już powinna być umowa na stałe”.
Jeżeli sprawa ma znaczenie dla wypowiedzenia, świadectwa pracy albo dalszych warunków zatrudnienia, warto zachować pełen komplet dokumentów i notatek z ustaleń. W razie sporu praktyczne znaczenie ma to, co da się wykazać datami i treścią umów.
Najlepszym następnym krokiem nie jest emocjonalna reakcja, lecz uporządkowanie dat, dokumentów i podstawy prawnej swojego stanowiska.
Pytania czytelników
Krótkie odpowiedzi na konkretne sytuacje, które zwykle pojawiają się przed złożeniem wniosku, wysłaniem dokumentu albo podjęciem decyzji.
Nie zawsze. Sama odpowiedź zależy od tego, czy wcześniejsze dokumenty były kolejnymi umowami na czas określony oraz czy w sprawie nie występuje wyjątek. W praktyce częściej mówi się, że bezterminowa staje się czwarta umowa terminowa albo zatrudnienie po przekroczeniu 33 miesięcy.
Co do zasady tak, jeżeli chodzi o kolejną umowę na czas określony u tego samego pracodawcy i nie występuje ustawowy wyjątek. Trzeba jednak sprawdzić całą sekwencję wcześniejszych umów.
Co do zasady po przekroczeniu 33 miesięcy łącznego zatrudnienia na podstawie kolejnych umów na czas określony. Skutek może powstać już w trakcie trwania umowy, bez podpisywania nowego dokumentu.
Nie. Jeżeli limit został przekroczony, przekształcenie następuje z mocy prawa. Nowy dokument może porządkować sytuację kadrową, ale nie tworzy samego skutku.
Nie należy jej automatycznie traktować jak zwykłej umowy na czas określony przy liczeniu tego limitu. Najpierw trzeba oddzielić okres próbny od kolejnych umów terminowych i dopiero wtedy ustalić numer umowy w sekwencji.
Trzeba zsumować okresy zatrudnienia wynikające z kolejnych umów na czas określony u tego samego pracodawcy. Najbezpieczniej zrobić to na osi czasu albo w tabeli z datami od-do.
Nie zawsze. Jeżeli limity zostały już przekroczone, sama nazwa kolejnego dokumentu nie musi utrzymać charakteru terminowego. Liczy się skutek wynikający z przepisów i rzeczywistego przebiegu zatrudnienia.
Tak. W nietypowych przypadkach, zwłaszcza gdy umowa ma szczególną podstawę lub cel, nie wolno stosować prostego schematu bez sprawdzenia treści dokumentu. Dlatego przed oceną trzeba przeczytać umowę i ustalić, czy zwykłe limity w ogóle mają zastosowanie.