Umowa o pracę na czas określony - wzór i zasady

Umowa o pracę na czas określony służy zatrudnieniu na z góry oznaczony okres, ale nie daje pełnej swobody w ustalaniu długości i liczby kolejnych kontraktów. W zwykłej sytuacji trzeba pilnować dwóch limitów jednocześnie: maksymalnie 3 umów oraz maksymalnie 33 miesięcy łącznego zatrudnienia na tej podstawie między tym samym pracodawcą a pracownikiem.

Pierwsza praktyczna decyzja dotyczy więc nie treści samego wzoru, lecz ustalenia historii zatrudnienia. Jeżeli była już wcześniej zawarta jedna lub kilka umów terminowych z tym samym pracodawcą, trzeba sprawdzić zarówno ich liczbę, jak i łączny czas trwania. Pomyłka na tym etapie może oznaczać, że strony podpisują dokument nazwany umową na czas określony, który w skutkach powinien być traktowany jako bezterminowy.

Druga decyzja dotyczy tego, czy zachodzi wyjątek od limitów. W praktyce nie wystarczy samo wpisanie do umowy ogólnego uzasadnienia. Jeżeli pracodawca powołuje się na zastępstwo, prace sezonowe lub dorywcze, kadencję albo obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, treść dokumentu powinna to jasno odzwierciedlać i dawać się obronić w razie późniejszej kontroli lub sporu.

Co do zasady umowa o pracę na czas określony u jednego pracodawcy nie powinna przekroczyć 33 miesięcy łącznego zatrudnienia, a liczba takich umów nie powinna być większa niż 3. Te dwa limity działają równolegle. Oznacza to, że problem może powstać zarówno przy czwartej umowie, jak i wcześniej, jeżeli sama długość zatrudnienia przekroczy dopuszczalny próg.

W praktyce pytanie „co po 3 umowie” nie ma jednej odpowiedzi oderwanej od dat. Jeżeli kolejna umowa byłaby już czwarta, co do zasady trzeba liczyć się z przekształceniem stosunku pracy w umowę na czas nieokreślony. Podobnie będzie wtedy, gdy nawet trzecia umowa wyprowadzi łączny czas zatrudnienia poza 33 miesiące.

Prosty błąd polega na utożsamianiu trzeciej umowy z automatyczną koniecznością zawarcia umowy bezterminowej od pierwszego dnia jej trwania. Trzeba badać pełny układ: liczbę umów, czas ich trwania i to, czy nie działa wyjątek. Dopiero taki zestaw pozwala bezpiecznie ocenić skutki nowego kontraktu.

Są sytuacje, w których ograniczenie do 3 umów i 33 miesięcy nie działa według zwykłego modelu. Dotyczy to przede wszystkim umów zawieranych w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, przy pracach sezonowych lub dorywczych, przy pracy wykonywanej przez okres kadencji oraz wtedy, gdy pracodawca wykaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.

To jednak nie jest obszar do automatycznego kopiowania gotowych formuł. Jeżeli strony powołują się na wyjątek, powinny umieć pokazać, dlaczego konkretny model zatrudnienia rzeczywiście do niego pasuje. W praktyce warto opisać przyczynę wprost, a nie pozostawiać ją wyłącznie poza dokumentem.

Największe ryzyko dotyczy obiektywnych przyczyn po stronie pracodawcy, bo są one najszersze i najłatwiej użyć ich zbyt ogólnie. Samo twierdzenie, że pracodawca „potrzebuje elastyczności”, zwykle nie porządkuje sytuacji dostatecznie dobrze. Im mniej konkretu w uzasadnieniu wyjątku, tym słabsza pozycja przy późniejszym kwestionowaniu rodzaju umowy.

Podstawowy wzór powinien pozwalać jednoznacznie ustalić strony, datę i miejsce zawarcia, rodzaj umowy, termin rozpoczęcia pracy, stanowisko lub rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia oraz datę końcową zatrudnienia albo sposób jej oznaczenia. Jeżeli stosowany jest wyjątek od limitów, trzeba to odzwierciedlić także w samej treści dokumentu.

W praktyce warto oddzielić elementy obowiązkowe od tych, które porządkują późniejsze wykonanie umowy. Do tej drugiej grupy należą na przykład wskazanie systemu czasu pracy, terminu wypłaty wynagrodzenia, dodatkowych składników płacy, podstawowych załączników i informacji o wcześniejszych umowach terminowych między stronami.

Najczęściej problem nie polega na braku samej rubryki, lecz na zbyt ogólnym wpisie. Przykładowo samo określenie „pracownik biurowy” albo „teren Polski” nie zawsze wystarczy, jeżeli charakter pracy wymaga bardziej precyzyjnego oznaczenia miejsca lub zakresu obowiązków. Im bardziej złożona organizacja pracy, tym mniej warto polegać na skrócie.

Umowa o pracę na czas określony co do zasady rozwiązuje się z upływem terminu, na który została zawarta, bez potrzeby składania dodatkowego oświadczenia. To jednak nie wyklucza wcześniejszego zakończenia stosunku pracy, bo zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą wypowiedzieć taką umowę z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia.

W praktyce okres wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i co do zasady wynosi 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące. Najczęstszy błąd polega na liczeniu go intuicyjnie albo na podstawie samej długości ostatniej umowy, zamiast odnieść się do stażu u tego pracodawcy.

Trzeba też odróżnić zwykłe wygaśnięcie umowy z nadejściem końcowej daty od rozwiązania za wypowiedzeniem i od rozwiązania za porozumieniem stron. Te tryby dają różne skutki organizacyjne i dowodowe. Jeżeli strony chcą zakończyć współpracę przed terminem i jednocześnie uniknąć sporu o datę końcową, warto jasno nazwać wybrany tryb, a nie mieszać pojęć w jednym piśmie.

Poniższy szkic jest roboczym wzorem umowy o pracę na czas określony z miejscem na najważniejsze dane stron i warunki zatrudnienia. Nadaje się do uporządkowania treści przed podpisaniem, ale przy wyjątkach od limitów, pracy zdalnej, nietypowym systemie czasu pracy albo dodatkowych klauzulach warto go rozbudować.

Wzór obejmuje strony, datę i miejsce zawarcia, okres obowiązywania, stanowisko, wymiar etatu, wynagrodzenie, załączniki i podpisy. Zostawione pola [do uzupełnienia] trzeba wypełnić zgodnie z realnym stanem zatrudnienia, a nie według przykładowych założeń z innej umowy.

Przed wydrukiem sprawdź co najmniej 5 pól, które najczęściej wywołują błąd praktyczny: datę początku pracy, datę końcową, kwotę wynagrodzenia brutto w zł, wymiar etatu oraz zapis o ewentualnym wyjątku od limitów. Jeżeli strony wiedzą, że relacja mieści się w wyjątku od limitów, warto dopisać to nie tylko w paragrafie o czasie trwania umowy, ale także w uzasadnieniu i dokumentach wewnętrznych pracodawcy. Sam podpis pod gotowym formularzem nie usuwa późniejszego ryzyka zakwestionowania rodzaju umowy.

Krótka tabela decyzji pozwala wyłapać sytuacje, w których zwykły wzór może być za mały albo wręcz mylący. To praktyczny test przed podpisaniem, szczególnie gdy strony wracają do współpracy, chcą zawrzeć długą umowę albo powołują się na wyjątek od limitów.

Najbezpieczniejsza kolejność jest prosta: najpierw historia zatrudnienia, potem wyjątki, następnie treść umowy i dopiero na końcu podpis. Odwrócenie tej kolejności zwykle prowadzi do poprawiania dokumentu już po fakcie.

Pierwszy błąd polega na liczeniu wyłącznie numeru kolejnej umowy i pomijaniu łącznego czasu zatrudnienia. Tymczasem nawet przy mniejszej liczbie kontraktów można dojść do punktu, w którym 33 miesiące zostaną przekroczone. W odwrotną stronę też łatwo się pomylić: sama trzecia umowa nie zawsze oznacza identyczny skutek od pierwszego dnia jej obowiązywania bez sprawdzenia dat.

Drugi błąd to używanie wyjątku od limitów jako ogólnego hasła. Jeżeli umowa ma dotyczyć zastępstwa, pracy sezonowej, kadencji albo obiektywnych przyczyn po stronie pracodawcy, trzeba umieć pokazać, dlaczego akurat ten przypadek rzeczywiście mieści się w wyjątku. Im bardziej schematyczny opis, tym większe ryzyko sporu.

Trzeci problem pojawia się przy powrocie tego samego pracownika po przerwie. Sama przerwa nie daje bezpiecznej odpowiedzi bez analizy wcześniejszych umów, dat i podstaw zatrudnienia. W takich sytuacjach lepiej najpierw rozpisać chronologię współpracy, niż od razu kopiować stary wzór z nową datą.