Wypowiedzenie za porozumieniem stron

Przy tej formule nie chodzi o klasyczne wypowiedzenie składane jednostronnie, lecz o zgodne oświadczenia pracownika i pracodawcy. Najbezpieczniej sporządzić jeden dokument podpisany przez obie strony albo pismo pracownika z wyraźną akceptacją pracodawcy na tym samym egzemplarzu.

Najważniejszą decyzją jest data rozwiązania umowy o pracę. To ona przesądza, kiedy kończy się stosunek pracy, kiedy ustają obowiązki pracownicze i od kiedy należy wydać dokumenty końcowe oraz rozliczyć należności.

Druga praktyczna decyzja dotyczy treści dodatkowych. Samo wskazanie daty zwykle wystarcza do skuteczności porozumienia, ale w wielu sprawach warto dopisać ustalenia o urlopie, zwrocie sprzętu, przekazaniu spraw i sposobie doręczenia świadectwa pracy.

Przy ocenie sprawy porównaj dokumenty z aktualnym kodeksem pracy, ustawą szczególną i treścią pisma od pracodawcy.

Porozumienie stron można zastosować wtedy, gdy obie strony chcą zakończyć stosunek pracy bez sporu co do samego rozwiązania i jego terminu. W praktyce ten tryb bywa wybierany, gdy potrzebne jest szybsze zakończenie zatrudnienia albo elastyczne ustalenie daty odejścia.

Różnica wobec zwykłego wypowiedzenia polega na tym, że wypowiedzenie jest jednostronne, a porozumienie wymaga zgody drugiej strony. Dlatego pracownik nie może samodzielnie narzucić rozwiązania „za porozumieniem stron”, a pracodawca nie może uznać braku odpowiedzi za zgodę.

Ten tryb nie wymaga opisywania przyczyny tylko dlatego, że umowa się kończy. Mimo to warto zadbać o precyzyjną treść, bo późniejsze spory zwykle dotyczą nie motywów, lecz daty, rozliczeń i zakresu uzgodnień dodatkowych.

Przed podpisaniem porozumienia warto sprawdzić, czy strony posługują się tym samym rozumieniem skutku dokumentu. W praktyce najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy jedna strona traktuje pismo jako wniosek, a druga jako już zawarte porozumienie.

Następnie trzeba ustalić sprawy końcowe: wykorzystanie lub rozliczenie urlopu, zwrot narzędzi pracy, przekazanie obowiązków, dokumenty kadrowe oraz sposób odbioru świadectwa pracy. Te kwestie nie zawsze muszą znaleźć się w samym porozumieniu, ale dobrze, by były uzgodnione najpóźniej przy podpisie.

Jeżeli rozwiązanie ma nastąpić szybko, warto od razu przygotować listę czynności na ostatni dzień pracy. To zmniejsza ryzyko sporów o nieoddany sprzęt, brak dostępu do systemów albo nierozliczone zaliczki.

Poniższy szkic można wykorzystać jako punkt wyjścia do przygotowania dokumentu. Warto zachować prostą formę i nie dopisywać postanowień, których strony nie rozumieją lub nie zamierzają wykonać.

Jeżeli rozwiązanie ma nastąpić w krótkim terminie, szczególnie ważne jest dopisanie sposobu przekazania obowiązków i rozliczenia mienia. Dzięki temu sam dokument nie kończy się na dacie, lecz porządkuje również ostatnie czynności przed ustaniem stosunku pracy.

Najbezpieczniej przejść przez krótką listę kontrolną jeszcze przed doręczeniem dokumentu. Dzięki temu łatwiej wychwycić, czy pismo rzeczywiście ma zakończyć umowę, czy dopiero otwiera negocjacje co do terminu odejścia.

Warto też ocenić, czy proponowana data jest organizacyjnie wykonalna. Gdy rozwiązanie ma nastąpić niemal od razu, ryzyko dotyczy zwykle nie samej skuteczności porozumienia, lecz chaotycznego rozliczenia ostatnich dni zatrudnienia.

Pierwszy częsty błąd to mylenie porozumienia stron z wypowiedzeniem. Jeżeli dokument składa tylko jedna strona i nie ma akceptacji drugiej, nie należy zakładać, że stosunek pracy już się kończy.

Drugi błąd to użycie nieprecyzyjnych zwrotów, takich jak „z dniem podpisania” albo „w najbliższym terminie”, gdy strony podpisują dokument w różnym czasie. W praktyce lepiej wskazać konkretną datę kalendarzową.

Trzeci błąd dotyczy pomijania spraw końcowych. Gdy strony nie ustalą zwrotu sprzętu, rozliczenia urlopu albo sposobu wydania dokumentów, problem pojawia się dopiero po ustaniu zatrudnienia, kiedy napięcie organizacyjne jest już większe.

Przykład pierwszy: pracownik chce odejść szybciej niż wynikałoby to z typowego okresu wypowiedzenia i składa pracodawcy propozycję rozwiązania umowy za porozumieniem stron z konkretną datą. Jeżeli pracodawca zgadza się na ten termin, umowa może skończyć się w uzgodnionym dniu.

Przykład drugi: pracodawca proponuje rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, ale pracownik nie podpisuje dokumentu. Wtedy sama propozycja nie kończy zatrudnienia i potrzebna jest inna podstawa prawna, jeżeli pracodawca nadal zamierza zakończyć umowę.

Przykład trzeci: strony uzgadniają rozwiązanie umowy, ale nie wpisują zasad zwrotu sprzętu służbowego. Samo porozumienie może być skuteczne, lecz brak doprecyzowania zwiększa ryzyko późniejszych sporów organizacyjnych.

Przykład czwarty: strony chcą zakończyć umowę w przyszłym miesiącu, ale już dziś podpisują dokument. W takiej sytuacji szczególnie ważne jest dopisanie, czy pracownik świadczy pracę do końca, korzysta z urlopu albo wykonuje tylko przekazanie obowiązków.

Po podpisaniu dokumentu warto zachować nie tylko samo porozumienie, lecz także materiały potwierdzające przebieg uzgodnień. W praktyce przydają się egzemplarze z podpisami, e-maile potwierdzające treść, protokół zwrotu sprzętu i dokument potwierdzający wydanie świadectwa pracy.

Jeżeli dokument był najpierw projektem, a później był uzupełniany, dobrze przechować wersję ostateczną jako jedyną obowiązującą. Pozwala to uniknąć wątpliwości, czy strony uzgodniły datę rozwiązania umowy w pierwotnym, czy w późniejszym brzmieniu.

To także dobry moment, by uporządkować załączniki. Krótka lista dokumentów końcowych często oszczędza więcej problemów niż rozbudowane paragrafy o odpowiedzialności stron.