Wstęp – oznaczenia i definicje dotyczące przetwarzania danych osobowych.
Wstęp – oznaczenia i definicje dotyczące przetwarzania danych osobowych
W dzisiejszych czasach niemal każda działalność gospodarcza wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. W związku z tym, konieczne jest zagwarantowanie odpowiedniego poziomu ochrony tych danych, szczególnie w kontekście wprowadzenia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Przetwarzanie danych osobowych jest wszelką operacją lub zestawem operacji wykonywanych na danych osobowych lub zbiorach danych osobowych, takich jak zbieranie, rejestracja, organizacja, strukturyzowanie, przechowywanie, dostosowywanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnienie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnienie, dostosowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub zniszczenie.
Osobą, której dane dotyczą, jest osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane. To właśnie ona jest podmiotem danych osobowych.
Administrator danych osobowych to podmiot, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. W praktyce, administratorami danych często są przedsiębiorcy, instytucje publiczne, organizacje pozarządowe, ale także osoby prywatne (np. w przypadku prowadzenia własnej działalności gospodarczej).
Podmioty przetwarzające dane osobowe są to osoby lub podmioty, które przetwarzają dane osobowe na zlecenie administratora. Przetwarzają one dane osobowe na podstawie umów, które regulują ich działanie.
Podmioty uprawnione do przetwarzania danych osobowych to takie podmioty, które są uprawnione do przetwarzania danych osobowych na mocy prawa lub umowy (np. organy wymiaru sprawiedliwości).
Dane osobowe to informacje o identyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
Ponadto, niektóre z pojęć, które występują w RODO i są istotne z punktu widzenia ochrony danych osobowych to:
– Pseudonimizacja – polega na przetwarzaniu danych osobowych w taki sposób, aby nie było możliwe ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą, bez użycia dodatkowych informacji;
– Anonimizacja – polega na przetwarzaniu danych osobowych w taki sposób, aby nie było możliwe ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą, nawet przy użyciu dodatkowych informacji, bądź w wyniku połączenia z innymi danymi;
– Zgoda – dobrowolne, konkretnie wyrażone i świadome wyrażenie woli osoby, której dane dotyczą, na przetwarzanie jej danych osobowych w określonym celu;
– Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych – oznacza przetwarzanie danych osobowych dotyczących pochodzenia rasowego lub etnicznego, przekonania politycznego, przekonan filozoficznych, wyznania lub innych przekonań, przynależności wyznaniowej, stanu zdrowia, życia seksualnego bądź orientacji seksualnej;
– Inspektor ochrony danych – jest to osoba wskazana przez administratora, która pełni rolę koordynatora przetwarzania danych osobowych w organizacji i odpowiada za wykonywanie zadań związanych z ich ochroną.
Podsumowując, adekwatne korzystanie z pojęć i definicji związanych z ochroną danych osobowych jest niezwykle istotne w kontekście skutecznego stosowania rozwiązań z zakresu ochrony danych osobowych. Wiedza na temat podstawowych pojęć jest niezbędna w przypadku oceny zgodności działania przedsiębiorstwa z wymogami RODO.
Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych bez zgody – czyli kiedy nie potrzebujemy zgody osoby, by przetwarzać jej dane.
W przypadku przetwarzania danych osobowych w kontekście zasad RODO, jednym z najważniejszych zagadnień jest konieczność uzyskania zgody osoby, której dane dotyczą. Jednakże, istnieją sytuacje, w których przetwarzanie danych osobowych jest legalne bez konieczności uzyskania zgody.
Podstawą prawna dla przetwarzania danych osobowych bez zgody, są łącznie art. 6 i art. 9 RODO (rozporządzenie o ochronie danych osobowych). Art. 6 RODO wylicza 6 różnych podstaw przetwarzania danych, które obejmują między innymi niezbędność przetwarzania do celów związanych z wykonaniem umowy z osobą, której dane dotyczą, prawny obowiązek spełnienia, wykonanie zadania w interesie publicznym lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych. W przypadku art. 9 RODO, przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych (takich jak np. dane zdrowotne, wyznaniowe czy pochodzenia rasowego) może nastąpić tylko w warunkach określonych w ustawie lub zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.
Jednym z najczęstszych przypadków przetwarzania danych osobowych bez konieczności uzyskania zgody osoby, jest tzw. prawnie uzasadniony interes administratora danych. W praktyce, oznacza to sytuację, w której administrator danych ma uzasadnione interesy w przetwarzaniu danych, a ograniczenie praw osoby, której dane dotyczą, nie przeważa nad tymi interesami. Pojęcie to jest szerokie i może obejmować między innymi analizy statystyczne, badania rynku, zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy, działania zapobiegające oszustwom itp.
Inną podstawą prawna dla przetwarzania danych osobowych bez zgody jest prawny obowiązek spełnienia. Może to dotyczyć na przykład sytuacji, w której administrator danych jest zobowiązany do przechowywania danych na podstawie przepisów prawa lub w celu spełnienia wymagań władz publicznych.
Warto zaznaczyć, że wykorzystanie prawnie uzasadnionego interesu jako podstawy prawnej dla przetwarzania danych osobowych wymaga oceny równowagi pomiędzy interesami administratora danych, a prawami osoby, której dane dotyczą. W ramach tej oceny administrator musi uwzględnić wszystkie istotne czynniki, w tym między innymi charakter danych, cel przetwarzania, ryzyko naruszenia praw i wolności osoby, której dane dotyczą oraz konsekwencje takiego przetwarzania dla tej osoby.
Podsumowując, konieczność uzyskania zgody osoby, której dane dotyczą, jest jednym z filarów RODO, jednakże istnieją przepisy umożliwiające przetwarzanie danych osobowych bez konieczności uzyskania zgody. Te przepisy są ściśle określone i muszą być ściśle przestrzegane przez administratorów danych, którzy są odpowiedzialni za przetwarzanie danych osobowych. Administratorzy danych powinni zawsze dokładnie analizować swoje obowiązki i prawa, aby upewnić się, że przetwarzanie danych jest zgodne z zasadami RODO oraz z innymi przepisami prawa.
Przetwarzanie danych w celu wykonania umowy – kiedy możemy przetwarzać dane osobowe bez zgody osoby, jeśli jest to niezbędne do realizacji umowy (np. umowy sprzedaży).
Przetwarzanie danych w celu wykonania umowy – kiedy możemy przetwarzać dane osobowe bez zgody osoby, jeśli jest to niezbędne do realizacji umowy (np. umowy sprzedaży).
W dzisiejszych czasach wiele firm oraz przedsiębiorstw zebrało w swoich bazach danych niezwykle cenne informacje o swoich klientach. Zbieranie tak dużej liczby danych osobowych wymaga od przedsiębiorców dużych nakładów pracy i czasu, dlatego taki zbiór informacji powinien być odpowiednio zabezpieczony. Rozwiązaniem tego problemu jest RODO, czyli przepisy regulujące ochronę danych osobowych w Unii Europejskiej.
Przetwarzanie danych w celu wykonania umowy jest jednym z przypadków, w których zebranie danych jest niezbędne do prowadzenia biznesu, a jednocześnie możliwe bez uzyskania zgody osoby. Ma to zastosowanie przy realizacji umów handlowych, takich jak umowa sprzedaży. W tym przypadku przedsiębiorca może gromadzić i przetwarzać dane osobowe klienta, takie jak imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer telefonu, w celu realizacji umowy oraz obsługi zamówienia.
Przetwarzanie danych osobowych w celu wykonania umowy musi być zgodne z zasadami RODO. Oznacza to, że zbiór danych musi być przetwarzany zgodnie z wymaganiami ochrony danych osobowych, takimi jak zasada minimalizacji danych czy rozliczalność. Przedsiębiorca musi przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne w celu realizacji umowy. Następnie musi zagwarantować, że dany zbiór danych zostanie odpowiednio zabezpieczony. Osoby, które przetwarzają te dane muszą być odpowiednio przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych.
Powinniśmy również pamiętać o tym, że przetwarzanie danych osobowych w celu wykonania umowy nie może mieć wpływu na prawa i wolności klienta. Na przykład, przedsiębiorca nie może przetwarzać danych osobowych klienta w celu reklamowym bez jego zgody.
W przypadku spornych sytuacji, przedsiębiorca musi udowodnić, że dane osobowe były przetwarzane zgodnie z zasadami RODO. Jednym z warunków przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO jest konieczność wykazania prawnie uzasadnionego celu, który zostanie osiągnięty za pomocą przetwarzania danych.
Podsumowując, przetwarzanie danych w celu realizacji umowy jest nieodzownym elementem działalności biznesowej. Przepisy RODO zapewniają odpowiednią ochronę zebranych danych osobowych, dlatego przedsiębiorcy muszą przestrzegać zasad ochrony danych osobowych, aby zagwarantować bezpieczeństwo swoich klientów. Właściwie zabezpieczone dane to podstawa działalności, co z kolei przekłada się na lepsze wyniki finansowe przedsiębiorstwa oraz buduje długotrwałe relacje z klientami.
Przetwarzanie danych w celu wypełnienia obowiązku prawnego – kiedy jesteśmy zobowiązani do przetwarzania danych osobowych (np. w celu wypełnienia obowiązku podatkowego) i nie wymaga to zgody osoby.
Przetwarzanie danych w celu wypełnienia obowiązku prawnego stanowi jedną z podstawowych przesłanek umożliwiających przetwarzanie danych osobowych bez zgody osoby, której dane dotyczą. W celu zrealizowania zadań wynikających z wielu przepisów prawa (np. w zakresie podatkowym czy ubezpieczeniowym) organy, przedsiębiorcy czy inni podmioty muszą przetwarzać dane osobowe.
Przykłady takiego przetwarzania danych to: odliczenia podatkowe, tworzenie list płac, przetwarzanie danych dotyczących wynajmu nieruchomości, realizacja płatności ubezpieczeniowych oraz prowadzenie postępowań administracyjnych czy sądowych. W każdym z tych przypadków pozyskiwanie i przetwarzanie danych jest niezbędne do prawidłowego i zgodnego z przepisami prawa wykonywania obowiązków.
Warto jednak pamiętać, że przetwarzanie danych w celu wypełnienia obowiązku prawnego nie oznacza, że można bezkarnie gromadzić ilości ogromnych ilości danych. Przetwarzanie powinno odbywać się na zasadach minimalizacji czyli tak, aby pozyskiwać jedynie niezbędne do realizacji zadania dane, a następnie usuwać je lub udostępniać tylko uprawnionym podmiotom.
Ponadto, zgodnie z wymaganiami RODO każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami legalności, przejrzystości i proporcjonalności, a także musi być realizowane w sposób przejrzysty oraz zapewniać skuteczne mechanizmy ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem.
W przypadku przetwarzania danych w celu wypełnienia obowiązku prawnego, podstawą prawną jest zasada prawnie uzasadnionego interesu. Dzięki niej, administrator danych nie musi uzyskać zgody osoby, której dane dotyczą. Jednocześnie, zasada ta wymaga żeby podmiot przetwarzający dane potwierdził legalność swojego interesu (np. wypełnienie obowiązku podatkowego) oraz takie przetwarzanie określił zgodnie z zasadami RODO.
Sumując, przetwarzanie danych w celu wypełnienia obowiązku prawnego jest wskazane i konieczne, ale wymaga przestrzegania zasad RODO oraz przede wszystkim, umiejętności prawidłowego wykorzystania dostępnych narzędzi i procedur. Dzięki temu możliwe jest zachowanie pełnej zgodności z wymaganiami prawa oraz zasadami ochrony prywatności, co przyczynia się do utrzymania zaufania klientów oraz dobrowolnego upowszechniania swoich danych osobowych.
Ochrona życia lub zdrowia – kiedy przetwarzanie danych osobowych jest konieczne dla ochrony zdrowia lub życia osoby, a nie jest to możliwe bez przetwarzania jej danych osobowych.
Ochrona życia lub zdrowia jest jednym z podstawowych celów ochrony danych osobowych. Zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO), przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, gdy jest to konieczne dla ochrony zdrowia lub życia osoby, a nie jest to możliwe bez przetwarzania jej danych osobowych. W takim przypadku przetwarzanie danych osobowych w celu ochrony życia lub zdrowia osoby przechodzi na pierwszy plan przed przestrzeganiem zasad ochrony prywatności.
Przetwarzanie danych osobowych w celu ochrony zdrowia lub życia osoby jest dopuszczalne, jeśli zostało ono przeprowadzone w ramach zadań medycznych lub zadań związanych z ochroną zdrowia. Ma to na celu zapewnienie jak najlepszej opieki medycznej dla pacjenta oraz zapobieganie poważnym konsekwencjom chorób i urazów. W takim przypadku przetwarzanie danych osobowych jest usprawiedliwione, ponieważ stanowi niezbędny element opieki zdrowotnej i jest nieodłącznym warunkiem zapewnienia pacjentom odpowiedniego poziomu opieki medycznej.
W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do ochrony zdrowia lub życia osoby, a nie jest możliwe zastosowanie innych środków, należy poinformować osobę, której dane dotyczą, o przetwarzaniu, sposobie przetwarzania oraz celu, dla którego dane są przetwarzane. W takim przypadku korzystanie z informacji o stanie zdrowia pacjenta oraz jego historii choroby stanowi element nieodzowny dla stosowania prawidłowego leczenia.
Ponadto, przetwarzanie danych osobowych w celu ochrony zdrowia lub życia osoby powinno odbywać się z zachowaniem zasad etyki oraz w oparciu o ustawowe przepisy. Należy zdawać sobie sprawę z tego, że informacje dotyczące zdrowia oraz przetwarzanie danych osobowych pacjentów są wyjątkowo wrażliwe, dlatego dostęp do nich powinien posiadać tylko odpowiednio wykwalifikowany personel medyczny, który jest zobowiązany do zachowania tajemnicy medycznej.
Należy jednak pamiętać, że przetwarzanie danych dotyczących zdrowia czy choćby informacji o chorobie w kontekście RODO to zawsze temat wymagający szczególnych działań. W celu zapewnienia ochrony prywatności dane osoby muszą być zawsze przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zapewnione wysokie standardy bezpieczeństwa, które regulują dostęp do informacji medycznych.
Podsumowując, ochrona życia i zdrowia stanowi jeden z fundamentów ochrony danych osobowych. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych jest konieczne dla ochrony zdrowia lub życia osoby, a nie jest to możliwe bez przetwarzania jej danych osobowych, należy przestrzegać ściśle określonych zasad związanych z przetwarzaniem informacji dotyczących stanu zdrowia pacjenta. Wszystkie działania, mające na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony danych medycznych, powinny być podejmowane z uwzględnieniem ochrony prywatności danej osoby, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Przetwarzanie danych w interesie publicznym – kiedy przetwarzanie danych jest niezbędne ze względu na ważny interes publiczny (np. w celu zapobiegania oszustwom finansowym).
Przetwarzanie danych osobowych jest kluczowym elementem w dzisiejszej erze cyfrowej. Jednakże, zgodnie z zasadami RODO (Regulacji Ogólnej o Ochronie Danych osobowych), każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z przepisami o ochronie prywatności. W celu ochrony prywatności osób, które przekazują swoje dane oraz zminimalizowania ryzyka ich nieuprawnionego wykorzystywania, RODO określa wyjątki od ogólnych przepisów przetwarzania danych osobowych. Jednym z takich wyjątków jest przetwarzanie danych w interesie publicznym.
RODO uznaje, że przetwarzanie danych w interesie publicznym jest niezbędne, kiedy przetwarzanie danych jest uzasadnione względami prawnymi, etycznymi lub publicznymi. Takie przetwarzanie może obejmować zapobieganie oszustwom finansowym, zachowanie bezpieczeństwa wewnętrznego kraju, zapewnienie bezpieczeństwa ludziom i posiadaniu nieżywym, walkę z przestępczością itp.
Przetwarzanie danych w interesie publicznym może być dokonywane przez instytucje publiczne, takie jak policja czy urzędy, ale także przez podmioty prywatne, jeśli spełniają one odpowiednie kryteria. W celu uzasadnienia takiego przetwarzania, podmioty muszą wykazać, że jest to niezbędne zgodnie z prawem lub dla celów społecznych, a także, że nie narusza to praw i wolności jednostek. Podmioty muszą także udokumentować swoje działania, aby móc udowodnić zgodność z przepisami w przypadku kontroli organów nadzorczych.
Należy jednak pamiętać, że nie każde przetwarzanie danych w interesie publicznym jest uznawane za zgodne z RODO. Przede wszystkim, przetwarzanie musi być prawidłowe, uczciwe i przejrzyste, a dane muszą być przetwarzane wyłącznie w celu, który został określony i uzasadniony. Ponadto, przetwarzanie danych musi być adekwatne, nieprzekraczające potrzeb związanych z celami, dla których są przetwarzane. Musi także być możliwe do przedsięwzięcia, a ryzyko naruszenia praw i wolności osób musi być minimalizowane.
W przypadku wykonywania działań w interesie publicznym, szczególną uwagę należy zwrócić na ochronę danych, które są przetwarzane. W przypadku przetwarzania wrażliwych danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia czy orientacji seksualnej, osoby łączące się ze źródłem muszą zwrócić szczególną uwagę na ich ochronę. Dodatkowo, przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych, konieczna jest ocena ryzyka oraz środki zapobiegawcze, aby zapewnić bezpieczeństwo danych przechowywanych w bazie.
Podsumowując, przetwarzanie danych w interesie publicznym musi być dokonywane z zachowaniem wymagań RODO, musi być uzasadnione prawnie i społecznie, adekwatne, możliwe do zrealizowania, a ryzyko naruszenia praw i wolności jednostek należy zmniejszyć do minimum. Wszelkie działania powinny być odpowiednio dokumentowane i przeprowadzane w sposób przejrzysty i zgodny z obowiązującymi przepisami.
Przetwarzanie danych w celach naukowych lub historycznych – kiedy przetwarzanie danych jest konieczne w celach naukowych lub historycznych i nie da się osiągnąć tego bez przetwarzania danych osobowych.
Przetwarzanie danych osobowych w celach naukowych lub historycznych jest często niezbędne do realizacji celów naukowych lub historycznych. Jednakże, zgodnie z zasadami RODO, przetwarzanie danych osobowych musi być uzasadnione i proporcjonalne do celów, jakie ma osiągnąć.
Ponieważ przetwarzanie danych osobowych w celach naukowych lub historycznych wymaga szczególnej ostrożności, warto zapoznać się z kilkoma kluczowymi zasadami, które należy zachować podczas takiego przetwarzania.
Przede wszystkim, przetwarzanie danych osobowych w celach naukowych lub historycznych musi być konieczne i nie ma innej możliwości osiągnięcia celu. Oznacza to, że badanie musi mieć uzasadniony cel badawczy i musi istnieć realna potrzeba użycia danych osobowych. Przykładem takiego wykorzystania danych osobowych może być badanie na temat wpływu określonej substancji chemicznej na rozwój demencji.
Druga zasada to minimalizacja przetwarzanych danych. Oznacza to, że tylko te informacje, które są niezbędne do osiągnięcia celu, powinny zostać przetworzone. Na przykład, jeśli badanie ma na celu zrozumienie wpływu palenia na rozwój raka płuc, tylko informacje na temat palenia i historii medycznej powinny być przetwarzane.
Trzecią zasadą jest określenie limitu czasowego przetwarzania danych. Przetwarzanie danych osobowych nie powinno trwać dłużej niż jest to wymagane do osiągnięcia celu. Należy również przewidzieć sposób usuwania danych po zakończeniu badania.
Kolejną ważną kwestią jest zapewnienie anonimizacji lub pseudonimizacji danych. Dane osobowe, jeśli to możliwe, powinny być anonimizowane lub pseudonimizowane, aby ograniczyć ryzyko naruszenia prywatności uczestników badania.
Ostatnią zasadą jest zapewnienie bezpieczeństwa i poufności danych. Wszystkie dane powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu z ograniczonym dostępem tylko dla osób odpowiedzialnych za przetwarzanie danych. Ponadto, należy zapewnić nadzór nad dostępem do danych oraz szyfrowanie wrażliwych informacji.
Przetwarzanie danych osobowych w celach naukowych lub historycznych jest złożonym procesem, który wymaga stosowania wielu zasad i procedur. Warto jednak pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych zawsze powinno odbywać się z poszanowaniem prywatności i praw uczestników badania.
Przetwarzanie danych w celach archiwizacyjnych – kiedy przetwarzanie danych jest konieczne dla celów archiwizacyjnych i dotyczy to danych osobowych, które są udostępnione publicznie.
Przetwarzanie danych osobowych w celach archiwizacyjnych jest jednym z wielu sposobów pozyskiwania, przechowywania i wykorzystywania informacji. W przypadku danych osobowych, ich przetwarzanie w celach archiwizacyjnych może dotyczyć wyłącznie danych, które zostały udostępnione publicznie. Przetwarzanie danych w takim przypadku odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, czyli w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi danych.
Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, administrator danych powinien przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do realizacji celu, a w przypadku danych archiwalnych – celu archiwizacyjnego. Co więcej, przetwarzanie danych musi odbyć się zgodnie z zasadą integralności i poufności danych, czyli w sposób zapewniający ich ochronę i niedostępność dla osób nieupoważnionych.
Kiedy przetwarzanie danych jest konieczne dla celów archiwizacyjnych? Głównym celem przetwarzania danych w celach archiwizacyjnych jest umożliwienie przyszłym pokoleniom dostępu do pewnych informacji historycznych. Taka archiwizacja danych pojawi się, jeśli dane te są znaczące dla historii, kultury, nauki, badań lub edukacji. To oznacza, że zamierzone cele archiwizacji winny obejmować także cele społeczne.
Wydaje się, że administracja publiczna powinna mieć szczególne obowiązki w zakresie archiwizacji, uwzględniając znaczenie informacji publicznych i dokładność przechowywania danych. W przypadku when przetwarzania danych osobowych jest konieczne dla celów archiwizacyjnych, administrator powinien korzystać z sprawdzonych metod przechowywania danych, takich jak: metoda twardego kopiowania (backup), archiwizowanie i konwersja formatu.
W trakcie archiwizacji, jakiekolwiek dane osobowe przechowywane w archiwach powinny zejść na drugi plan, aby umożliwić przyszłym pokoleniom dostęp do informacji ogólnych. W przypadku, gdy przechowywanie danych dotyczy złożonych przypadków, administrator powinien przekazać je do archiwów i zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podczas pozyskiwania ich z archiwów, zgodnie z zasadą integralności i poufności danych.
Wnioski
Przetwarzanie danych w celach archiwizacyjnych jest jednym z wielu sposobów pozyskiwania, przechowywania i wykorzystywania informacji. W przypadku, gdy przetwarzanie dotyczy danych osobowych, powinno się zawsze mieć na uwadze zasady minimalizacji, integralności i poufności danych. Kiedy przetwarzanie danych jest konieczne dla celów archiwizacyjnych, administracja publiczna powinna wykazywać szczególną staranność w zakresie przechowywania danych, a także zapewnić dostępność do informacji publicznych dla przyszłych pokoleń.
Zasady przetwarzania danych bez zgody – jakie warunki muszą być spełnione, by móc przetwarzać dane osobowe bez zgody osoby.
Zasady przetwarzania danych osobowych bez zgody – jakie warunki muszą być spełnione, by móc przetwarzać dane osobowe bez zgody osoby
W ciągu ostatnich kilku lat dane osobowe stały się jednym z najcenniejszych zasobów w gospodarce cyfrowej. W przypadku przetwarzania danych osobowych, obowiązują pewne zasady, w tym zasada zgody na ich przetwarzanie. Jednakże, często nie jest możliwe uzyskanie takiej zgody, lub nie jest to praktyczne. Dlatego też, istnieją określone sytuacje, w których możliwe jest przetwarzanie danych osobowych bez zgody osoby, zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych.
Zgodnie z artykułem 6 Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), przetwarzanie danych osobowych jest legalne tylko wtedy, gdy istnieją odpowiednie podstawy prawne. Istnieją cztery możliwe podstawy prawne do przetwarzania danych osobowych bez zgody osoby: przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy, przetwarzanie niezbędne do wykonania prawnie usprawiedliwionych interesów, przetwarzanie wymagane przez prawo, a także przetwarzanie w celu ochrony ważnych potrzeb życiowych osoby.
Przetwarzanie danych osobowych bez zgody osoby na podstawie prawnie usprawiedliwionych interesów jest szczególnie istotne w przypadku kontaktów biznesowych. Przetwarzanie danych na tej podstawie jest dozwolone, jeśli jest to konieczne w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora danych lub stron trzecich, chyba że interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, zwłaszcza jeśli osoba ta jest dzieckiem, wymagają ochrony danych osobowych.
Warto zauważyć, że interpretacja pojęcia „prawnie usprawiedliwionych interesów” jest szeroka i obejmuje różne aspekty relacji biznesowych, takie jak ochrona własności intelektualnej, bezpieczeństwo wewnętrzne, marketing, analizy rynkowe i badania, a także monitorowanie i kontrola jakości.
Przykładem użycia zasady przetwarzania danych bez zgody na podstawie prawnie usprawiedliwionych interesów jest monitorowanie systemów informatycznych i sieci teleinformatycznych, w celu ochrony przed nieautoryzowanym dostępem i przeciwdziałania cyberatakami. W takim przypadku, przetwarzanie danych jest konieczne, aby zapobiec naruszeniom bezpieczeństwa, a jednocześnie jest zgodne z prawem i nie występuje konieczność uzyskania zgody użytkowników.
Innym przykładem jest przetwarzanie danych w celu śledzenia wyników sprzedaży i oceny ich skuteczności, wykorzystując różne narzędzia analityczne. W tym przypadku, przetwarzanie danych jest niezbędne w celu umożliwienia właścicielowi biznesu analizy wyników i oceny skuteczności działań marketingowych. Jest to legalne, o ile dane są przetwarzane tylko w taki sposób, aby nie naruszyć prawa lub podstawowych praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Podsumowując, przetwarzanie danych osobowych bez zgody osoby jest dopuszczalne, pod warunkiem że spełnione są wymagane podstawy prawne, takie jak prawnie usprawiedliwione interesy, przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy, a także przetwarzanie wymagane przez prawo lub w celu ochrony ważnych potrzeb życiowych osoby. Wszystkie zastosowane metody muszą być uzasadnione i elastyczne, aby zapobiec naruszeniom praw osoby, której dane dotyczą, a jednocześnie umożliwiać administratorom danych osiągnięcie celów biznesowych.
Podsumowanie – jakie przesłanki umożliwiają nam przetwarzanie danych osobowych bez zgody, ale też jakie są limity tego przetwarzania.
Przetwarzanie danych osobowych w Unii Europejskiej jest ściśle uregulowane przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku, znane jako RODO. Przepisy te stanowią ochronę danych osobowych każdego obywatela Unii Europejskiej oraz sposobu ich przetwarzania przez podmioty trzecie. Jednakże istnieją pewne przesłanki, które umożliwiają nam przetwarzanie danych osobowych bez zgody, ale także narzucają pewne limity tego przetwarzania.
Jedną z takich przesłanek jest przetwarzanie danych osobowych konieczne do wykonania umowy. Oznacza to, że jeśli przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy, którą strona zainteresowana chce zawrzeć, to nie jest wymagana zgoda na to przetwarzanie. Jednakże, aby to przetwarzanie było zgodne z RODO, musi spełniać warunki określone przez te przepisy.
Kolejną przesłanką jest niezbędność przetwarzania danych osobowych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych lub przez stronę trzecią. W tym przypadku przetwarzanie danych osobowych również nie wymaga zgody, ale musi być poparte prawnie uzasadnionymi interesami. Jednocześnie przetwarzanie danych osobowych w tym celu nie może ograniczać praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Innym przypadkiem, gdy przetwarzanie danych osobowych może być prowadzone bez zgody, jest przetwarzanie danych w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi danych. W takiej sytuacji przetwarzanie danych ma służyć celom publicznym, takim jak zapobieganie przestępczości, ochrona życia lub zdrowia publicznego. Jednakże, przetwarzanie danych osobowych powinno być zgodne z przepisami prawa, a ich wykorzystanie winno być uzasadnione wymaganiami prawidłowego funkcjonowania organów władzy publicznej.
Ostatnią przesłanką umożliwiającą przetwarzanie danych osobowych bez zgody jest przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do wykonania zadania w interesie osoby, której dane dotyczą. Oznacza to, że jeśli przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do ochrony zdrowia lub życia osoby, której dane dotyczą, to nie jest wymagana zgoda na takie przetwarzanie. Jednak, jak w przypadku innych przesłanek, przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z przepisami RODO.
Limity przetwarzania danych osobowych bez zgody są bardzo ważne i wynikają z ustawowych wymagań dotyczących ochrony prywatności i prawa do prywatności. Ostatecznie, każde przetwarzanie danych osobowych bez zgody jest uzależnione od tego, czy dane te są niezbędne do realizacji określonego celu i czy przetwarzanie nie ogranicza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Odpowiednie przestrzeganie tych wymagań i przesłanek, pozwala na zminimalizowanie niepożądanych skutków przetwarzania danych osobowych i zachowanie prywatności obywateli w Unii Europejskiej.
